CIIS helps – in der Praxis
Beatrix Schäfer und Jerome Kruse - Die Digitalisierung des Skiverleihs
Kleinunternehmen in der Corona-Krise unterstützen und den Studierenden trotz wegbrechender Praktika den Kontakt zur unternehmerischen Wirklichkeit erhalten: Mit seiner Anfang Mai gestarteten Initiative schlägt das Kölner Institut für Informationssysteme (CIIS) zwei Fliegen mit einer Klappe. Passgenau bringt „CIIS helps“ Wirtschaftsinformatikstudierende und Kleinunternehmen im Raum Köln zusammen. Die Studierenden helfen den Betrieben im Rahmen eines vierwöchigen Praktikums bei Digitalisierungsprozessen und bleiben so in der Praxis. Das Unternehmen profitiert von dem Wissen der Studierenden und kann digitale Prozesse optimieren.
Wir haben mit Jerome Kruse (BSc. Wirtschaftsinformatik) und Beatrix Schäfer, gesprochen. Sie ist Inhaberin des Kölner Geschäfts Südstadtsport zu dessen Angebot neben dem Verkauf auch die Organisation von Skireisen und der Verleih von Skiausrüstungen gehört. Beide wurden durch die CIIS-Initiative zusammengebracht.
Liebe Frau Schäfer, lieber Jerome, wie haben sich die Einflüsse der Corona Pandemie bei Ihnen Beiden geäußert?
Jerome Kruse: Ich gehe derzeit keiner Werkstudententätigkeit nach, habe die Zeit aber genutzt, um das SAP-Kursangebot der Universität zu Köln [SAP-CERT, d. Red] wahrzunehmen und meine Programmier-Kenntnisse zu erweitern. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass Covid-19 die Digitalisierung beschleunigt hat und die IT-Branche damit einer der wenigen Gewinner dieser Krise ist.
Beatrix Schäfer: Es war für uns eine sehr schwere Zeit, die Umsätze sind vollkommen weggefallen, und die Reservierungen für unsere Skireisen und den Skiverleih mussten noch zusätzlich wieder ausbezahlt werden. Unser Abhol- und Bringservice während der Schließung des Ladenlokals wurde aber von unseren Kunden sehr gut angenommen. Daher wollen wir unseren Service weiter ausbauen. Da das Angebot an Anbietern von Verleihmaterial in unserer Region sinkt, die Nachfrage jedoch bleibt, tendenziell sogar steigt, werden wir diesen Prozess digitalisieren, um vieles zu vereinfachen und damit zu beschleunigen. Aktuell wird der Verleihprozess noch analog mit Stift und Papier festgehalten. Dies kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern ist auch nicht besonders nachhaltig. Außerdem haben wir in der Corona Pandemie gemerkt, wie wichtig digitale Kanäle zum Kunden eigentlich sind.
Was hat Dich, Jerome, an der CIIS-Initiative gereizt?
Jerome Kruse: Die Idee einen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Mehrwert mittels informationstechnischer Fähigkeiten zu leisten hat zwar schon länger als Hintergrundrauschen in mir geschlummert, jedoch hat mich der konkrete Bedarf erst dazu motiviert, aktiv zu werden. Über CIIS habe ich mich dann für Südstadtsport entschieden und kam so in Kontakt mit Frau Schäfer.
Wie war der erste Kontakt mit Jerome für Sie, Frau Schäfer?
Beatrix Schäfer: Wir haben Jerome erst vor ein paar Tagen persönlich kennengelernt, aber wir sind von seinen Fähigkeiten durchweg begeistert.
Wie unterstützt Du den Verleih? Welche Probleme gab es?
Jerome Kruse: Derzeit wird der gesamte Verleihprozess, sowie das Lagermanagement noch analog durchgeführt und organisiert. Um diese analoge Welt in die Cloud zu befördern, entwickele ich ein webbasiertes Verleih- und Lagersystem, mit dem man alle wichtigen Informationen über momentan verliehene bzw. verfügbare Produkte, Verleihzeiträume, Lagerkapazitäten und Lagerauslastungen übersichtlich und anschaulich angezeigt bekommt.
Eine Herausforderung, die es bei Aufgaben der Wirtschaftsinformatik immer zu bewältigen gibt, ist die Interdisziplinarität, das Hineindenken in alle am Prozess beteiligten Personen und gleichzeitig die IT-Infrastruktur zu berücksichtigen.
Die größte Herausforderung war aber definitiv, die Gesamtkomplexität in den Griff zu bekommen. Die unterschiedlichen Funktionen einzeln betrachtet sind zwar überschaubar, aber den Überblick bei der Verknüpfung aller Funktionen und der Integration in ein System zu wahren war dagegen schon nicht mehr ganz trivial. Das hat mir gezeigt, wie wichtig ein gut organisierter und strukturierter Programmcode eigentlich ist.
Der gemeinsame Test der ersten funktionsfähigen Version hat soweit auch den Anforderungen entsprochen, jetzt müssen noch einige Details angepasst und verbessert werden. Sobald dies geschehen ist, wird der gesamte Code nochmal auf Fehler überprüft und für die erste Live-Version vorbereitet.
Was hat Jeromes Unterstützung in Ihrem Unternehmen verändert? Wie war die Zusammenarbeit bisher für Sie?
Beatrix Schäfer: Es hat uns sehr zugesagt, dass Jerome sehr schnell die Komplexität des Verleihprozesses erkannt hat. Er war sehr schnell in der Lage eine Datenbank, sowie ein verknüpftes Verleihraster für uns zu entwickeln. Er ging gut auf Fragen des Datenschutzes ein und konnte gleichzeitig ein Konzept entwickeln, welches uns in der kommenden Skisaison sowohl Zeit ersparen als auch Angebote ermöglichen wird, die näher am Kundenbedarf orientiert sind.
Was sind die Ziele des Projekts bei Südstadtsport? Was nimmst Du persönlich aus diesem Projekt mit, Jerome?
Jerome Kruse: Ziel ist eine Effizienzsteigerung der Prozesse, die gleichzeitig Mitarbeiter*innen und Kunden*innen eine angenehmere Nutzung ermöglicht. So entsteht eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis auf beiden Seiten. Langfristig sollte dies seinen Teil dazu beitragen, dass Südstadtsport seine Wettbewerbsfähigkeit am Markt verbessern kann.
Für mich ist Weiterentwicklung in jedem Bereich wichtig und Stagnation, gerade in der beruflichen Weiterbildung sollte stets vermieden werden. Mir wurde durch das Projekt nochmal bewusst, wie wichtig es ist, sich neue Fähigkeiten anzueignen, um auch in der Zukunft neue Herausforderungen annehmen und einen Mehrwert schaffen zu können. Wer kurzfristig den angenehmeren Weg wählt, wählt langfristig den deutlich schwierigeren.
Noch eine Frage an Sie beide: Wie fällt Ihr Fazit zu der CIIS-Initiative aus? Würden Sie diese Form der Zusammenarbeit weiterempfehlen?
Beatrix Schäfer: Wir sind über diese Art der Zusammenarbeit sehr begeistert, gerade was die Digitalisierung von kleinen Betrieben angeht. Es ist eine enorme Chance für uns, um auf dem Markt weiter bestehen zu können. Wir würden auch für andere Unternehmen einen großen Gewinn sehen.
Jerome Kruse: Praxiserfahrung zu sammeln, ob in einem Praktikum oder innerhalb eines solchen Projektes ist natürlich immer empfehlenswert, trotzdem sollte man sich vorher bewusst machen, welche Unterschiede es gibt. Auch eine gewisse Schnittmenge zu den eigenen Interessengebieten sollte vorhanden sein, damit man die Motivation nicht verliert. Wenn man Spaß daran hat, sich eigenständig in neue Themen einzuarbeiten, Probleme zu lösen und sich seine Zeit gut selbst einteilen kann, dann ist diese Form der Zusammenarbeit definitiv empfehlenswert. Man sammelt Praxiserfahrung, erweitert damit sein Wissen und seine Fähigkeiten, wodurch man attraktiver für zukünftige Arbeitgeber wird und schafft dazu gleichzeitig noch einen Mehrwert für die reale Wirtschaft, eine Win-Win-Situation also.
Zum Abschluss: Hast Du, Jerome, bereits deinen nächsten Urlaub geplant? Wenn ja, mit Ausrüstung von Südstadtsport Köln?
Jerome Kruse: Aufgrund der derzeitigen Lage und der Ungewissheit, wie sich die Situation entwickeln wird, habe ich noch keinen Skiurlaub geplant. Aber hoffentlich wird das diesen Winter möglich sein und dann werde ich natürlich ganz effizient bei Südstadtsport meine Skier ausleihen.
Liebe Frau Schäfer, lieber Jerome, ich bedanke mich herzlich für das Interview und die persönlichen Einblicke in die Abläufe des Praktikums über die CIIS-Initiative.
(das Interview führte Mhiara Mühlbauer)
Bei inhaltlichen Fragen zur CIIS Initiative oder bei Interesse an einer Kooperation wenden Sie sich bitte an Prof. Dr. Jan Recker (CIIS).