In Web of Science (WoS) und Scopus werden Publikationen in der Regel nicht persönlich eingepflegt. Auf Basis der Datenbank erzeugt die Plattform anhand von Namen automatische Profile, die mittels Abgleichsalgorithmen zusammengestellt werden. Namensvariationen können zu Fehlern und doppelten Profilen führen. 

Wenn Sie bereits publiziert haben, die Publikation in einer oder in beiden Datenbanken existiert und sie noch keine Profile in den Datenbanken besitzen, sind dies die Ziele des ersten Prozessschritts:

Ziele (für beide Datenbanken identisch):

• Alle Publikationen in einem Profil
• Keine doppelten oder algorithmisch generierten Profile

1) Web of Science (WoS):

1. Suche der eigenen Profile:
   • https://www.webofscience.com/wos/author/author-search
   • Um möglichst breitflächig zu suchen, empfiehlt es sich, lediglich den Anfangsbuchstaben des Vornamens anzugeben. Bitte beachten Sie auch mögliche Schreibvarianten ihres Nachnamens.
2. Überprüfen, welche der angezeigten Profile Ihre Publikationen enthalten.
   • Nur ein Profil:
     • “Claimen” Sie das Profil als Ihres mittels klick auf den Button “Claim my record” rechts neben den Autorendaten und entfernen Sie ggf. falsche Publikationen.
   • Mehrere Profile:
     • Wählen Sie mittels Checkbox alle “Author Records” aus, welche Ihnen zugeordnet werden können.
     • Klicken Sie auf “Merge Records” im Kopf der Liste und starten Sie den Prozess. Hier können Sie fremde Publikationen entfernen.
     • Ihr Antrag wird intern geprüft. Dieser Prozess kann mehrere Wochen dauern. Ein geclaimtes Profil erkennen Sie an einem grünen Haken neben dem Namen.
   • Hilfe: https://webofscience.zendesk.com/hc/en-us/articles/25549800634385-Correcting-Researcher-Profiles 

2) Scopus:

1. Suche der eigenen Profile:
   • https://www.scopus.com/pages/home?display=basic#basic
   • Wählen Sie ”Authors" und geben Sie Ihren Namen ein. Um möglichst breitflächig zu suchen, empfiehlt es sich, lediglich den Anfangsbuchstaben des Vornamens anzugeben.
2. Überprüfen, welche der angezeigten Profile Ihre Publikationen enthalten.
3. Klicken Sie “Edit profile” und “Sign in or create account”.
4. Korrekturen der Profile anfordern
   • Wählen Sie Ihr Profil aus und klicken Sie “Edit profile”.
   • Wählen Sie bei doppelten Profilen alle aus und klicken “Request to merge authors”.
     • Hilfe: https://service.elsevier.com/app/answers/detail/a_id/34288/supporthub/scopus/kw/ 

Hinweise: 

• Publikationen werden oft erst nach einigen Wochen in der Datenbank angezeigt.
• Wenn nur eine Publikation in Scopus vorhanden ist, können Sie nicht direkt auf Ihr Profil zugreifen. Suchen Sie das Profil der/des Co-Autorin/Co-Autors, suchen Sie die Publikation, klicken auf Ihren Namen und auf “View full profile”.

Die Universität zu Köln und die WiSo-Fakultät nutzen ORCID, um Forschungsleistungen langfristig sichtbar zu machen, Förderanträge zu optimieren und Open Science zu fördern. ORCID dient als Quelle für das Uni interne Forschungsinformationssystem (FIS) und wird in der Publikationsrichtlinie der Universität empfohlen.

Wenn Sie bereits ein ORCID-Profil haben und dieses auch bereits mit WoS und Scopus verknüpft und synchronisiert ist, können Sie diesen Schritt überspringen. 

Ziele:

• Ein ORCID-Profil
• ORCID verknüpft und synchronisiert mit Scopus / WoS / Crossref

1) ORCID erstellen (falls noch keine besteht)

1. Öffnen Sie https://orcid.org/
2. Folgen Sie über “Sign in/Register” dem Prozess. Folgende Angaben sind wichtig:
   1. Namensvarianten (unterschiedliche Schreibweisen Ihres Namens, Namensänderungen nach Heirat, variabel verwendete Mittelnamen, etc.)
   2. Ihre aktuelle Affiliation (die korrekte Schreibweise entnehmen Sie bitte der Publikationsrichtlinie: https://ub.uni-koeln.de/forschen-publizieren/publizieren/publikationsrichtlinie-der-universitaet-zu-koeln )
   3. Weitere Identifikationsnummer wie z.B. Scopus, Web of Science (Punkt 2: Verknüpfungen zu ORCID erstellen)

2) Verknüpfungen zu ORCID erstellen

1. Web of Science:
   • Innerhalb Ihres WoS-Accounts können sie unter “Profile Settings” den Punkt “ORCID-Syncing” anklicken.
   • Folgen Sie den Schritten und lassen sie den Datenaustausch in beide Richtung zu.
   • Hilfe: https://webofscience.zendesk.com/hc/en-us/articles/36787077862545-How-to-Sync-Your-ORCID-Record-with-Web-of-Science-Researcher-Profile
2. Scopus:
   • In Ihrem Scopus-Account (Author Record) haben Sie die Möglichkeit, Ihr Profil mit der ORCID iD zu verknüpfen, um den Datenaustausch von Scopus zu ORCID zu erlauben.
   • Verwenden Sie dazu den Link „Connect to ORCID“ unter Ihrem Namen und Ihrer Affiliation.
3. Crossref:
   • Überprüfen Sie in Ihrem ORCID Account, ob Crossref im Menü “Trusted parties”, bei “Trusted organizations” gelistet ist.
   • Wenn nicht, geben Sie Ihre ORCID an, wenn Sie Ihren nächsten Artikel einreichen. Anschließend erhalten Sie eine Anfrage von ORCID, ob Crossref Ihre ORCID Profil automatisch aktualisieren darf. Sobald Sie dies getan haben, aktualisiert Crossref Ihren Datensatz automatisch mit allen zukünftigen Veröffentlichungen, die Ihre ORCID-ID enthalten. Dies reduziert Ihren zukünftigen Arbeitsaufwand. Sie können diese Zustimmung jederzeit wiederrufen.
   • Hilfe: https://www.crossref.org/community/orcid/ 

Hinweis:

• ORCID bietet drei verschiedene Sichtbarkeitslevel an: “Everyone”, “Trusted Parties” und “Only me”. Wir bitten Sie bei Publikationsdaten die Einstellung “Everyone” zu wählen
• Achten Sie darauf, dass sie nur ein ORCID-Profil angelegt haben. Sollten Sie bereits mehrere Profile besitzen, können Sie diese hier wieder zusammenführen: https://support.orcid.org/hc/en-us/articles/360006896634-I-have-more-than-one-ORCID-iD
• Da sich Ihre Mailadresse bei einem Arbeitswechsel ändert, kann es sinnvoll sein, dass Sie bei ORCID eine weitere Alternativadresse hinterlegen: https://info.orcid.org/dont-lose-access-to-your-orcid-record/ 

In einem letzten Schritt soll jetzt die Datenqualität der einzelnen Profile verbessert werden:

1) ORCID

• Bitte fügen Sie “University of Cologne” als “Employment” mit dem Startdatum hinzu.
• Importieren Sie Ihre Publikationen unter „Works“, damit alle relevanten Publikationen in ORCID angezeigt werden.
• Sie müssen Ihre Werke nicht manuell hinzufügen. Stattdessen können Sie die Such- und Verknüpfungsassistenten oder DOIs verwenden.
• Bitte fügen Sie ebenfalls Ihre Konferenz-, Arbeits- und Diskussionspapiere hinzu.
• Optional, aber empfohlen: Fügen Sie Ihre persönliche Website, Google Scholar, Ihre Ausbildung und Qualifikationen, Stipendien, Auszeichnungen und andere Fördermittel hinzu.
• Übermittel Sie Ihre ORCID ID über dieses Kontaktformular an die Universität zu Köln

2) Web of Science

• Es fehlen Publikationen:
  • Innerhalb Ihres Profils rufen Sie “Profile” und dort “my records” auf. Hier können sie mittels “+ADD” nach potentiellen weiteren Publikationen suchen und diese anschließend in Ihrem Profil hinzuzufügen.
  • Es existiert die Möglichkeit Publikationen mittels DOI oder via RIS, Bibtex oder CSV-Datei zu importieren.
• Publikationen in Ihrem Profil löschen
  • Innerhalb Ihres Profils rufen Sie “Meine Einträge” auf. Klicken Sie hier auf “Publikationen” , wählen die Publikationen aus, die Ihnen nicht gehören und löschen Sie diese
• Sie können in Ihrem WoS Researcher Profile weitere Tätigkeiten in der wissenschaftlichen Arbeit und im wissenschaftlichen Publikationswesen erfassen und damit nachweisen, z.B. wenn Sie als Peer Reviewer oder Herausgeberin tätig sind.

3) Scopus

Aktualisierungen bzw. Korrekturen erfolgen bei Scopus mit Hilfe des "Author Feedback Wizards":

https://service.elsevier.com/app/answers/detail/a_id/34288/supporthub/scopus/kw/ 

• Wenn Sie nichts über sich finden können:
  • Suchen Sie im Modus „Documents“ den Titel einer Ihrer Publikationen und klicken Sie in der Ergebnisliste auf Ihren Namen. Die “author profiles” für diese Publikation werden Ihnen angezeigt. Nun gehen sie auf „Potential author matches“. Es werden weitere author profiles angezeigt, die zusätzliche Publikationen von Ihnen enthalten könnten. Falls das der Fall ist, können Sie diese Ihrem Profil hinzufügen. Wählen Sie die Profile mit Ihren Publikationen und klicken Sie auf „Request to merge with author“.
• Ihnen fehlen Dokumente:
  • Die Suche nach nicht enthaltenen Publikationen starten Sie mit dem Button „Are any documents missing? Search for missing documents on Scopus“ am Ende der Liste.
  • Folgen Sie dem Prozess
• Bitte wählen sie “University of Cologne” als Ihre korrekte Zugehörigkeit aus der Liste möglicher Institutionen aus.
• Geben Sie potentielle Namensvariationen Ihres Namens an, sodass zukünftig auch solche Publikationen in Ihrem Profil gelistet werden.

Die folgenden Punkte sollten Sie unter anderen bei einer neuen Veröffentlichung beachten:

• Geben Sie beim Einreichen der Veröffentlichung Ihre ORCID an.
• Achten Sie auf eine einheitliche Schreibweise Ihres Namens.
• Geben Sie Ihre Affiliation gemäß der Publikationsrichtlinie an (siehe hier).
• Beantragen Sie bei Registrierungsstellen eine DOI, wenn dies nicht durch den Verlag erledigt wird.
• Achten Sie bei der Keyword Vergabe auf passende SDG's (siehe hier).
• Überprüfen Sie nach einigen Wochen, ob die veröffentlichte Publikation in Ihren Profilen (Scopus, WoS, ORCID) angezeigt wird und aktualisieren Sie Ihre Profile.

Überprüfen Sie spätestens alle 6 Monate und nach jeder Publikation Ihre Profile.

1) ORCID: 

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein: hier
2. Klicken Sie auf Ihren Namen und “View my ORCID record”
3. Überprüfen Sie Ihre Dokumente:
   • Überprüfen Sie Ihre Publikationen unter “Works”
   • Löschen Sie fremde Publikationen
   • Fügen Sie fehlende Publikationen unter “+Add” mit dem “Search and Link Wizard” hinzu
   • Sie können für jede Publikationen eine präferierte Quelle einstellen
   • Stellen Sie die Sichtbarkeit Ihrer Publikationen auf “Everyone”
4. Überprüfen Sie unter “Employment” Ihre Affiliation mit der Universität zu Köln
5. Klicken Sie auf Ihren Namen und “Trusted parties”. Überprüfen Sie unter “Trusted organizations” Ihre Einstellung zur Synchronisation mit Web of Science, Scopus und Crossref (und ggf. weiteren Plattformen)
6. Prüfen Sie, ob doppelte Profile vorhanden sind:
   • Suchen Sie im Suchfeld nach Ihrem Namen
   • Sollten doppelte Profile vorhanden sein, folgen Sie dieser Anleitung: https://support.orcid.org/hc/en-us/articles/360006896634-I-have-more-than-one-ORCID-iD 

2) Web of Science (WoS):

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein: hier
2. Klicken Sie auf Ihren Namen und “My Profile”
3. Überprüfen Sie Ihre Dokumente:
   • Klicken Sie bei “Documents” auf “+ Manage”
   • Beantragen Sie die Löschen von fremden Publikationen
   • Fügen Sie fehlende Publikationen unter “+Add publications” hinzu
4. Klicken Sie auf Ihren Namen und “Settings”. Wählen Sie unter “Profile Settings”, dem Reiter “Edit profile” und “Primary Organization” University of Cologne aus
5. Überprüfen Sie unter “Profile Settings” und dem Reiter “ORCID syncing" die Verlinkung und Synchronisation mit Ihrem ORCID Profil
   Wir empfehlen unter “Automatically sync ORCiD and Web of Science” alle Einstellungen auf “ON” zu stellen
6. Prüfen Sie, ob doppelte Profile vorhanden sind:
   • Suchen Sie unter “Advanced Search” und “Researchers” nach Ihrem Namen
     • Wählen Sie mittels Checkbox alle “Author Records” aus, welche Ihnen zugeordnet werden können.
     • Klicken Sie auf “Merge Records” im Kopf der Liste und starten Sie den Prozess. Hier können Sie fremde Publikationen entfernen.
     • Ihr Antrag wird intern geprüft. Dieser Prozess kann mehrere Wochen dauern. Ein geclaimtes Profil erkennen Sie an einem grünen Haken neben dem Namen.
   • Hilfe: https://webofscience.zendesk.com/hc/en-us/articles/25549800634385-Correcting-Researcher-Profiles 

3) Scopus:

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein: hier
2. Klicken Sie “View my author profile” und “Edit profile”
3. Überprüfen Sie Ihre Dokumente: Entfernen Sie fremde Publikationen und fügen fehlende Publikationen hinzu
4. Wählen Sie unter “Current organization” die University of Cologne oder die Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät aus
5. Aktualisieren Sie die Verbindung zwischen Ihrem Scopus und Ihrem ORCID Profil:
   • Klicken Sie “Re-authenticate“ neben Ihrer ORCID Id und loggen Sie sich bei ORCID ein
   • Klicken Sie “Review .. change”
   • Prüfen Sie die Informationen, die übertragen werden und klicken anschließend “Submit request”
6. Prüfen Sie, ob doppelte Profile vorhanden sind:
   • Suchen Sie unter Authors nach Ihrem Namen
   • Wählen Sie bei doppelten Profilen alle aus und klicken “Request to merge authors”.
     • Hilfe: https://service.elsevier.com/app/answers/detail/a_id/34288/supporthub/scopus/kw/
7. Suchen Sie ggf. nach “Awarded grants” und fügen diese hinzu